二维码报告防伪质量检测管理软件二维码报告防伪

基于互联网浏览器版检测管理软件及

二维码报告防伪方案

一、系统研发目的

随着检测单位发展规模的扩大,检测单位已经发展为具有人数众多、检测业务复杂,试验报告数据造假、分支机构多且跨地域的检测机构,工作人员面临着工作量大、信息处理量大、工作效率不高等问题,检测单位管理层也面临着影响决策的信息统计不及时不完善、各部门由于信息交流不畅引起的内耗过多、缺乏与客户互动的渠道等。为了解决以上问题,改变之前传统简单的管理方式,利用互联网技术构建检测单位“协同、共享、服务、高效”的信息管理系统势在必行。

构建检测单位信息管理系统可达到以下目的:         

(一)解决检测单位试验多场所、地域分散带来的管理问题,检测单位总部以外的分站与检测单位其他部门同样通过互联网直接连接信息系统接受管理,不受地域限制,检测单位的管理要求和工作流程直接在系统上体现,分站的工作状态也在系统上直接反映,加强了分支机构和总部的联系,也加强了总部对分支机构的监管。

(二)减少工作人员工作量,提高工作效率。信息系统可使检测单位各管理环节有效连接,各部门信息互通互用,在系统内可完成资料流转和审批过程。并且可利用条码、二维码等手段对资料进行管理,减少人工录入工作量。

(三)提高信息统计的准确性、完整性和及时性,检测单位各级领导进行决策时需要各种信息进行分析判断,通过定制统计查询项目和范围,信息系统可提供各类统计数据以供参考,改变之前人工统计繁琐、量大、范围有限的缺点。

(四)规范管理流程,通过流程设计,特定工作的流程必须在系统内完成,使每个人的操作留下记录,减少了人工流转带来的失误或疏漏。

(五)改善客户与检测单位的沟通,通过门户网站的客户专区和检测单位微信公众服务号,使客户与检测单位的联系沟通更直接更方便,也能更好的服务客户,试验报告上的防伪二维码通过移动端扫描直接显示相应试验信息,防止造假。

二、系统功能设计

根据外出考察和内部征求意见,我们考虑到采用信息化管理是一种改变了大多数人工作习惯方式的管理模式,一下子做得内容太多太全、方式太新太超前会让人接受有困难,推广起来也会有难度,再加上信息系统的建设会有一个慢慢调试、完善、改进的过程,因此采用“统一规划、分部推进”的方法,把日常管理中最基础最简单的工作和最需要减轻工作量最需要提高效率的内容做起来,使大家先适应信息化管理的工作模式,以后再根据工作需要添加新的管理内容。

因此,经初步考虑我检测单位信息管理系统主要由以下模块组成:

(一)行政办公模块;(二)质量体系管理模块;(三)检测项目管理模块;

(四)电子图书馆;(五)检测单位门户网站;(六)移动平台;(七)PKPM检测试验软件。

三、各模块功能介绍

(一)行政办公模块

行政办公模块主要用于检测单位的日常办公自动化管理,主要包含公文流转、通知公告、盖章管理、人力资源管理、办公设备管理、党建办公、个人事务、后勤管理、物业管理等几个模块。

1、公文流转

(1)用于检测单位内部通知和对外发文的发起、审核、审批等流转流程;

(2)外来文件的处理、扫描存档、传阅。

 2、通知公告

用于检测单位内部发布各种通知公告和其他需要公示的内容,也可对指定人员发送通知,人员查阅均有记录,,可查询历史通知,提供短信群发功能,可对特定人员发送短信消息。

3、盖章管理

    用于检测单位公章使用的申请、批准流程。

4、人力资源管理

人力资源管理主要用于人事档案管理、考勤及绩效考核管理,以及人员入职离职管理等,具备人员合同到期提醒功能。

5、固定资产管理

(1)用于建立检测单位固定资产管理,包括建立台账、申购、年检维护、维修、报废、核查等程序;

(2)办公用品的管理,包括建立台账、申购、领取、盘点库存等。

6、党建办公

(1)党务管理;

(2)工会工作,生日提醒;

(3)妇女工作;

(4)共青团工作。

7、个人事务

    个人事务主要为检测单位工作人员的日常事务助手,主要提供个人考勤查询、日程安排、事项提醒、工作日志记录、通讯录查询,个人工资清单;

8、后勤管理

(1)会议室预约;

(2)车辆管理;包括使用预约、维修保养记录、保险购买记录;

(3)网上订饭,订饭转让,菜品评价;

(4)宿舍管理,包括申请入住、续约、退房。

9物业管理

(1)水电管理,检测单位水电使用情况,包括各部门及各基地的水电结算;

(2)物业设施管理,检查、维修记录

(3)停车位管理,停车位使用安排、调剂空车位、贴单;

(4)维修管理,故障保修申请和受理。

(二)检测项目管理模块

检测项目管理模块主要用于检测单位对检测项目的全过程管理和查询统计。对已签订的合同进行编码,合同编码将是我检测单位项目管理的基础和主线。

1、合同管理

(1)项目前期联系工作管理,对项目开介绍信、报价单、方案、法人授权委托书进行申请、批准、修改(包括跨部门审批,限时审批,超时视为同意),建立台账,各部门也可根据权限查询全部介绍信、报价单、方案和法人授权委托书的信息,避免重复和冲突,信息只可查询,不可复制、编辑。

(2)项目投标管理,对投标申请进行批准,追踪投标结果(是否中标)。

(3)合同评审,对合同进行评审和批准(考虑跨部门审批)。

(4)合同归档,对已经批准的合同进行进行编码和归档管理,建立合同台账。

(5)对于一些未签订合同就提前开始检测的项目可采用虚拟合同的形式进行合同编码。

(6)对一些采用简单委托书形式,不通过生产经营所归档的项目(如起重设备、简单的主体检测等),可由业务所按照统一编码规则自行填写,信息共享到生产经营所。

2、项目信息管理

 (1)利用合同编码,把属于一个合同内的不同部门、不同专业的业务归到一起,方便管理和统计,建立以合同为主线的项目管理体系。

(2)与PKPM检测软件数据库对接,见证取样类项目在送样委托阶段委托编号与合同编码关联,现场项目在获取试验号流水号或取报告编号阶段与合同编码关联,这样,检测项目在后续的每个环节都与合同编码有联系,合同编码像一条线一样贯穿项目实施的全过程。

3、费用管理

财务相关统计报表由专门的财务软件提供,本模块只提供以合同为统计基础的财务数据。

(1)到账管理,财务科将到账信息在系统内公布,业务室根据到账信息提出开具蓝单申请,确认合同编码,财务科通过系统开具到账蓝单,并将每一笔到账归类到相应合同编码中。

(2)提前支取报告申请和批准。将提前支取报告与合同编码关联。

(3)借发票申请和批准。将借发票合同编码关联。

(4)提前支取和借发票可进行回款跟踪,明确责任人,超过约定期限未注销记录的系统自动进行提醒。

4、综合查询

(1)业务开展情况统计,通过流程设计将业务介绍信报价单、投标、合同评审、合同归档等环节连接起来,每一环节的信息都是下一环节的基础信息,不但可以减少录入工作量,也可提供按部门、地域、项目、时间等查询范围的业务开展情况和中标率的统计数据。统计数据可自动生成表格,也可根据需要生成柱状图等统计方式。

(2)项目进度查询:通过和PKPM检测软件数据库对接,可查询检测项目目前状态。显示合同归档、试验、报告审批、报告盖章、报告发放、检测收费等环节的情况。

(3)费用统计,可对检测项目的应到账情况、已到账情况、未到账情况进行查询、统计。

(4)报告数量统计,可设置查询条件,如时间范围、部门、类别等对报告进行查询统计。

(5)工作量统计,可对检测人员参与检测的工作量进行统计,如试验、审核、批准等。

(三)质量体系管理模块

质量体系管理模块主要用于检测单位的日常质量保证体系运行记录进行管理。由于质量要素比较多,全部同时实现信息化管理不现实,出于分步实施的考虑,第一步先把日常工作量大、用信息化管理能显著提高效率的要素先纳入系统管理,主要包含技术人员管理、仪器设备管理、标准规范管理、受控体系文件管理,报告盖章归档管理等内容。可对管理员按部门、级别进行权限划分,管理员对权限内的范围进行分级管理。在系统流转形成的资料可以电子文档形式保存于服务器中,在评审或检查需要时可马上打印成纸质材料。

1、技术人员

(1)技术人员档案管理:建立技术人员档案台账,包括一览表、合同、证书,任命文件等技术资料。

(2)技术人员培训管理:包括人员内培、外培的计划、记录和申请。

(3)技术人员职称、注册证书管理:申报、年检。

2、仪器设备

(1)仪器设备档案管理:建立仪器设备台账,包括一览表、各种仪器设备的相关资料的清单目录。

(2)仪器设备的申购和验收,包括降级、停用、报废的管理,设备购买合同管理,建立台账,合同及发票扫描保存。

(3)仪器设备的检定、校准管理:对设备的检定、校准计划和周期进行管理,对设备管理员发送到期提醒,对设备检定后进行确认。

(4)设备状态管理:设备状态经确认后可由各部门设备管理员自行打印三色标识,不经系统批准无法打印标识,可防止作假。

3、标准规范

(1)技术标准有效版本目录清单及持有人管理。

(2)技术标准查新记录。

(3)标准借阅。

(4)有效性标识管理,和设备标识一样,经确认后可由各部门设备管理员自行打印有效性标识,不经系统批准无法打印标识,可防止作假。

(5)标准更新管理,发送更新通知,标准更新的申请、审批。

4、受控体系文件

(1)体系文件控制记录:文件审批表、文件改版申请表、文件发放回收和销毁记录。

(2)外部文件:法律法规受控目录。

5、报告管理

(1)报告盖章:业务所发起盖章申请,综合所在批准盖章申请时系统自动通过合同编码直接关联财务到账信息或提前支取批准信息,也可关联出本合同编码内所出的报告目录。

(2)报告归档:综合所利用扫描报告二维码建立报告归档目录,不用人工录入,目录还包括报告存放的具体信息,以便查找。

(3)报告发放:各所报告发放同样利用扫描报告二维码建立报告发放记录。

(4)报告借阅:申请和批准。

(5)不合格报告管理:统计、台帐、上报。

6、 其他管理流程控制

对于上述要素以外的管理要素,均可根据程序文件中的规定,把各种表格制作为电子版在系统内完成申请、递交、批准、存档等环节。

(四)电子图书馆

电子图书馆主要用于满足检测单位各类人员对技术标准及规范、检测单位各层次的体系文件、上级下发的关于检测方面主要的政策法规和文件的查阅要求。在技术人员使用电子图书馆的技术规范用于试验过程时要提醒使用人员“标准规范内容以受控有效版本为准,网上资料仅供参考”

1、技术标准及规范库,有两种方式建立数据库:首先通过与权威标准情报部门的信息库对接。连接其标准数据库,查阅相关标准、图书,该方式每年需产生一定费用;其次建立技术论坛,由技术人员自行下载、影印、扫描的方式上传。,作为参考资料。

2、检测单位各层次的体系文件:管理手册、程序文件、作业指导书和管理规定、相关表格等电子版,供技术人员查阅,其中重要文件只供有权限人员查阅,且文件设置为不可编辑、不可复制状态。

3、法律法规和文件:与检测工作有关的法律法规及文件,可查阅及下载。

4、检测单位资质各项资料,如资质证书、计量认证证书、国家认可证书等。

5、获奖资料,获奖证书及文件。

(五)检测单位门户网站

检测单位门户网站用于对外形象宣传、信息发布、客户互动的平台窗口。

1、主要提供检测单位新闻、行业动态、通知公告、收费标准、送样指南、检测范围、质资能力、联系方式、主要业绩、荣誉室等内容。

2、客户专区:

(1)网上委托,通过与PKPM检测软件的连接,客户可在网上进行见证取样类检测项目的委托单在线填写和发送;

(2)项目进度查询,客户可输入合同编码,对所委托的项目进行状态及费用方面的查询,见证取样类项目输入委托单编号可查询具体进度;

(3)投诉与建议,可受理客户的投诉及收集客户的意见和建议。

(六)移动平台

建立检测单位的微信公众服务号,和检测单位信息系统、门户网站互联,把特定的内容体现在服务号上,方便在外出时用手机等移动设备处理事务。

1、为检测单位员工提供个人待办事项、检测单位通知公告等消息的推送接收,提供每天订饭服务。

2、为特定人员提供移动审批功能(如业务联系工作审批、文件审批等,主要为时间要求急的批准项目)

3、 试验报告直接扫报告二维码进行真伪查询,扫描报告上的防伪二维码移动端显示相应报告的PDF格式报告原件相关信息

4、客户专区:

(1)项目进度查询,客户可输入合同编码,对所委托的项目进行状态及费用方面的查询,见证取样类项目输入委托单编号可查询具体进度;

(2)投诉与建议,可受理客户的投诉及建议。

(七)  PKPM检测软件

1、将检测软件升级为网页版,即BS版,通过互联网与服务器连接,检测单位各分站和总部统一使用BS版检测软件。

2、建立检测单位统一的服务器,检测单位总部和分站的数据都通过互联网存于中心服务器中。

3、与PKPM检测软件供应商沟通,提供指定数据接口,检测单位的信息系统可在PKPM检测软件数据库中抽取需要的数据。

4、试验场所视频监控,检测单位信息系统与与PKPM检测软件对接,经授权的人员可在检测单位系统上看到各部门实行视频监控试验场所的实时视频。

5、桩基检测现场信息监管,检测单位信息系统与与PKPM检测软件对接,经授权的人员可在检测单位系统上看到实施桩基检测信息实时上传的情况,如正在进行的项目、地点、检测人员、进度等。

四、信息系统实施步骤

1、检测单位内部对信息系统的功能需求进行确认;

2、方案确定后与软件开发商联系,根据开发商提出的开发方案(费用、进度)确定开发商,签订合同。

3、软件开发商进行软件编写开发;

4、软件开发商提出硬件配置要求,检测单位进行硬件配置工作;

5、软件编写完成,进行安装和试运行;

6、项目验收。

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